Die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde ab 01.01.2025 verkürzt. Diese können nunmehr nach 8 Jahren (bisher waren es 10 Jahre) vernichtet werden. Damit können Sie in diesem Jahr gleich 3 Jahrgänge in den Reißwolf werfen.
Maßgeblich für den Fristbeginn ist das Ende des Jahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist. Das wird regelmäßig das Jahr sein, für das gebucht wurde. Konkret: Rechnungen und Buchungsbelege aus dem Jahr 2016 und älter können in 2025 vernichtet werden.
Bitte beachten Sie aber folgende Hinweise:
Manchmal gibt es andere Gründe als die gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die für eine längere Aufbewahrung sprechen. Das gilt z. B. für noch genutzte Anlagegüter, wo es z. B. im Havariefall hilfreich sein kann, die Originalbelege wiederzufinden.
Vorsichtig sollten Sie auch sein, wenn aktuell Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren geführt werden oder die betreffenden Bescheide noch nicht bestandskräftig sind.
Außerdem gilt die Verkürzung nur für Buchungsbelege, nicht aber für Bücher, Inventare, Bilanzen und die Offene-Posten-Buchführung. Hier bleibt es bei einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Zudem beginnt die Aufbewahrungsfrist dafür erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch erfolgt ist bzw. das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden. Das wird i. d. R. erst das Ende des jeweiligen Folgejahres sein.
Für Personen und Gesellschaften, die der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegen, gibt es Sonderregelungen. Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen gilt hier erst ab dem 01.01.2026.
Einen Nachteil hat die Sache auch: Bilanzielle Rückstellungen für die Aufbewahrung von Unterlagen sind bei kürzeren Aufbewahrungsfristen in der Regel zu reduzieren.
Sind Sie sich unsicher? Dann beraten wir Sie im Einzelfall gern als Steuerberater persönlich.
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